Utilisez un outil de création d'aide et réduisez radicalement vos coûts de support client

Quels sont les principaux coûts liés aux produits de votre entreprise? Tout le monde sait que la création d’un nouveau produit coûte de l’argent. Il y a des coûts impliqués par la conception, les tests, la fabrication du produit et la promotion et la mise à disposition du produit pour les clients. Toutes ces étapes sont incontournables si vous voulez créer un produit qui puisse être vendu et produire un revenu qui permettra à l’entreprise de prospérer.

Que se passe-t-il une fois le produit vendu?

Il est tentant de considérer la vente comme l’étape finale du processus, mais c’est souvent loin d’être la vérité. Les entreprises consacrent beaucoup d’efforts à attirer les clients et à les convaincre d’acheter leurs produits. Mais ce qui est souvent négligé, c’est le coût continu du support des clients qui ont acheté le produit et qui ont des difficultés à l’utiliser ou des questions concernant les caractéristiques du produit. Toutes les entreprises prospères comprennent l’importance de garder les clients satisfaits. Un service médiocre peut très vite se transformer en clients mécontents, en de mauvaises critiques et en une perte d’activité future. La difficulté pour de nombreuses petites entreprises c’est que le coût du support des clients est élevé. Et tandis que votre base de clients augmente, vos coûts de support augmentent souvent avec elle.

Comment contrôler vos coûts de support client

Prendre le contrôle des coûts de support à la clientèle est essentiel si votre entreprise se développe. Le coût constant que constitue le support client peut brider l’entreprise et empêcher sa croissance. La clé pour maîtriser les coûts de support est de s’assurer que le manuel du produit répond à toutes les questions que se posent fréquemment les utilisateurs. Avant de rédiger ou de mettre à jour la documentation d’aide, parlez-en à votre équipe de support et identifiez les questions les plus fréquemment posées. Il est probable que votre équipe de support passe la plus grande part de son temps à répondre aux mêmes quelques questions de manière répétitive. Si ces questions sont bien traitées dans votre documentation d’aide, la charge de travail de votre équipe de support sera considérablement réduite.

Comment rédiger de meilleures documentations d’aide

Si vous voulez écrire une meilleure documentation d’aide qui couvre bien toutes les questions que votre équipe de support traite quotidiennement, alors vous allez avoir besoin d’aide pour le faire. Une documentation d’aide peut être complexe à écrire, chaque sujet doit être expliqué d’une manière que vos utilisateurs finaux comprendront et vous devez vous assurer que rien d’important n’est omis. La manière la plus facile de rédiger votre manuel d’aide dans un laps de temps raisonnable, c’est d’utiliser un outil de création d’aide. Un logiciel de création d’aide offre de nombreuses fonctionnalités qui vous assurent que votre nouveau manuel soit à la fois utile et précis. Un éditeur de chapitre peut vous permettre de voir d’un coup d’oeil, quels sont les chapitres que vous avez déjà couvert, ce qui rend leur édition simple si vous avez besoin de changer quoi que ce soit. La bibliothèque média vous permet d’inclure facilement des images ou des vidéos nécessaires à l’explication des caractéristiques du produit. Le plus grand avantage de l’utilisation d’un outil de création d’aide, vient peut-être à la fin du processus d’écriture. En effet, les outils de création d’aide vous permettent de produire votre documentation d’aide achevée dans une large variété de formats, y compris HTML et PDF, vous permettant d’économiser l’effort de reformater votre manuel pour chaque nouveau format. En produisant une documentation d’aide qui répondra pleinement aux préoccupations de vos clients, vous réduirez vos coûts de support et vous pourrez rediriger les ressources de l’entreprise vers des activités plus rentables.