Pourquoi rédiger un manuel d'aide de qualité peut être le meilleur investissement que votre entreprise puisse faire

Lancer un nouveau produit coûte à la fois du temps et de l’argent et quelle que soit l’entreprise, les deux manquent généralement. Il existe toujours des pressions pour réduire les coûts et avoir le plus tôt possible un produit terminé et prêt pour la vente.
Parfois, lorsqu’on recherche des moyens de réduire les coûts au minimum, il est tentant de considérer le manuel d’aide comme une dépense accessoire et de le produire au moindre coût possible. C’est une croyance commune de considérer que la plupart des gens découvriront par eux-mêmes comment utiliser le produit et que s’ils ont des difficultés, ils pourront toujours appeler votre service d’assistance.
Cette manière de penser pourrait bien être l’une des plus grandes erreurs faites par les entreprises aujourd’hui. Personne ne peut nier que la production d’une documentation d’aide appropriée implique un certain coût, mais considérer le coût sans voir les économies réalisées grâce à votre manuel d’aide, c’est voir seulement la moitié du tableau.

Une façon beaucoup plus juste d’envisager votre documentation d’aide est de prendre en compte l’argent économisé par votre entreprise sur les coûts de support. En produisant une documentation d’aide qui réponde aux questions des clients, vous vous assurez qu’ils évitent de contacter votre équipe de support. Chaque appel à votre équipe de support clientèle vous coûte de l’argent et plus vous réduirez le nombre de ces appels, plus efficace sera votre entreprise. Réduire les appels au support client n’est vraiment pas si difficile. Cela demande quelques recherches pour savoir quelles sont les caractéristiques de votre produit qui sont les plus problématiques pour vos clients. Consultez les archives du support, découvrez pourquoi les clients vous contactent et mettez alors l’accent sur ces domaines dans votre documentation d’aide.

Économisez sur le coût du support en utilisant un logiciel de création d’aide

S’assurer de couvrir l’ensemble des caractéristiques de votre produit de manière adéquate peut s’avérer un défi pour n’importe quel rédacteur, il est donc bon de savoir qu’il existe des outils pour vous aider à produire des documents d’aide de grande qualité. Utiliser des outils de création d’aide rend la rédaction de vos documents simple. Vous pouvez utiliser le traitement de texte intégré et entièrement fonctionnel pour écrire votre manuel et profiter de toutes les fonctionnalités pour vous assurer que la documentation soit la meilleure possible. L’éditeur de chapitre vous permet de vérifier facilement que toutes les caractéristiques de votre produit ont été incluses dans le manuel. Une autre fonctionnalité importante est la bibliothèque média qui vous permet d’inclure facilement des images et de la vidéo dans vos documents d’aide.
Un des principaux avantages à utiliser un outil de création d’aide, c’est qu’il est beaucoup plus facile de mettre à jour votre manuel si nécessaire. Si vous remarquez que vous recevez de nombreux appels au service client concernant une fonction particulière, vous pouvez rapidement modifier une section du manuel et sortir un manuel révisé déjà correctement organisé dans n’importe quel format que vous souhaitez utiliser. Inutile de s’inquiéter de devoir tout réécrire, ou qu’un petit changement dans le texte implique des changements de formatage à d’autres endroits. Avec un outil de création d’aide, toutes ces questions sont prises en charge automatiquement, vous laissant la liberté de vous concentrer pour produire un excellent texte pour vos utilisateurs finaux.