Usa una herramienta de creación de documentación de ayuda para reducir tus costes de atención al cliente

¿Cuáles son los principales costes del producto para tu negocio? Todo el mundo sabe que crear un producto nuevo cuesta dinero. Hay costes asociados al diseño, las pruebas, la fabricación del producto, y también para hacer llegar el producto a los clientes. Hay que hacer todas estas cosas si queremos crear un producto que se pueda vender y que genere unos beneficios que permitan prosperar al negocio.

¿Qué pasa después de vender el producto?

Resulta tentador pensar en la venta como la parte final del proceso, pero a menudo esto está lejos de ser cierto. Los negocios invierten grandes esfuerzos a atraer a los clientes y convencerlos para comprar sus productos, pero con frecuencia se olvida el coste continuado de ofrecer atención a los clientes que han comprado el producto y tienen dificultades para usarlo, o preguntas sobre las características del producto.
Todos los negocios con éxito entienden la importancia de mantener contentos a los clientes. Un servicio de mala calidad puede convertirlos con facilidad en clientes descontentos, y con ellos malas opiniones y una pérdida de negocio futuro. La dificultad para muchos negocios pequeños está en que el coste de dar soporte a esos clientes no es poco, y a menudo, a medida que crece tu base de clientes, también lo hace el coste del soporte.

Cómo controlar tus costes de atención al cliente

Tener bajo control los costes de atención al cliente es vital si tu negocio está creciendo. El drenaje constante que suponen los costes de soporte puede frenar el negocio e impedir el crecimiento. La clave para controlar los costes de soporte es asegurarnos de que el manual del producto responda a todas las preguntas más frecuentes de los usuarios. Antes de escribir o actualizar cualquier documentación de ayuda, habla con tu equipo de soporte para identificar las preguntas más frecuentes. Es probable que la mayor parte del tiempo del equipo de soporte se dedique a responder la misma cantidad reducida de preguntas una y otra vez. Si estos problemas se tratan a fondo en tu documentación de ayuda, la carga de tu equipo de soporte se reducirá dramáticamente.

Cómo escribir mejor documentación de ayuda

Si vas a escribir una documentación de ayuda mejor, que cubra con precisión todas las preguntas a las que hace frente tu equipo de soporte, necesitarás ayuda para conseguirlo. Escribir documentación de ayuda puede ser un proceso complejo, ya que tienes que explicar cada tema de un modo comprensible para los usuarios finales y también asegurarte de no omitir nada importante. El modo más fácil de escribir tu manual de ayuda en un plazo no muy dilatado es utilizar una herramienta de creación de documentación de ayuda. El software de creación de documentación de ayuda ofrece muchas funciones que ayudarán a asegurar que tu nuevo manual sea útil y preciso. Un editor de temas te permitirá ver de un vistazo qué temas has cubierto ya y simplificará la tarea de editarlos si necesitas cambiar cualquier cosa. La biblioteca de medios te permite incluir fácilmente cualquier imagen o vídeo necesario para explicar las características del producto. La mayor ventaja de utilizar una herramienta de creación de documentación de ayuda quizá se haga evidente al final del proceso de redacción. Las herramientas de creación de documentación de ayuda te permiten producir tu documentación de ayuda finalizada en una amplia variedad de formatos, incluyendo HTML y PDF, lo que te ahorra el esfuerzo de cambiar el formato de tu manual para cada uno que quieras producir. Al crear documentación de ayuda de calidad que trata por completo las preocupaciones de tus clientes, tus costes de soporte se reducirán y podrás redirigir los recursos de tu empresa a actividades más rentables.