¿Qué es una herramienta de creación de documentación de ayuda?

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Redactar documentación de ayuda es un trabajo duro, los autores técnicos tienen que explicar con claridad cada función del producto. La documentación debe escribirse para una amplia variedad de usuarios de producto, ya que no todos tendrán el mismo nivel de experiencia técnica ni idénticas expectativas.
A pesar de estas consideraciones, en muchos casos los autores técnicos descubren que redactar la documentación es la parte más sencilla del proceso. Una vez escrito todo lo que tienen que decir para cubrir el tema de manera adecuada, deben darle formato para que sea accesible y fácil de leer en una variedad de formatos. Entre los formatos que pueden ser necesarios se incluyen PDF, Word, HTML online, quizá HLP o CHM. El proceso completo necesario para dar formato puede requerir gran cantidad de tiempo, cuando lo que la mayoría de los autores técnicos quieren de verdad es concentrarse en escribir documentación de ayuda de gran calidad, y no tener que pasarse una eternidad preocupándose por cómo se muestran sus páginas en diferentes dispositivos.
Cuando la documentación está terminada por fin, a menudo no es el final del proceso, porque cada vez que se revisa el producto, es necesario modificar la documentación para que incluya las funciones nuevas o actualizadas.

¿Cómo puede ayudar una herramienta de creación de documentación de ayuda?

Muchos autores técnicos ya han descubierto que el modo más sencillo de reducir el trabajo pesado de escribir documentación de ayuda es utilizar una herramienta de creación de documentación de ayuda.

Una herramienta de creación de documentación de ayuda (HAT en inglés) es un programa de software utilizado por los escritores técnicos para crear sistemas de ayuda online. Herramienta de creación de documentación de ayuda at Wikipedia

Las herramientas de creación de documentación de ayuda simplifican el proceso de redacción y permiten a los autores concentrarse en los aspectos más importantes de escribir documentación de ayuda: hacerla fácil de leer, exacta, completa y en general útil para el lector final.
Hay varias herramientas de creación de documentación de ayuda disponibles para facilitar la vida de los autores técnicos. Una de las más populares es HelpNDoc, que cuenta con algunas funciones excelentes para reducir el tiempo necesario para redactar documentación de ayuda.
Estas son algunas de las características más prácticas de HelpNDoc:

Un entorno completo de creación de documentación, sencillo y fácil de usar
La capacidad para generar múltiples formatos de ayuda a partir de una única fuente
La versatilidad para personalizar el aspecto y la dinámica de la documentación de ayuda
HelpNDoc es gratuito para uso personal y de evaluación.

Vamos a echar un vistazo a cada una de estas funciones de una buena herramienta de creación de documentación de ayuda y a descubrir cómo pueden ayudarte a escribir mejor documentación de ayuda, ahorrarte tiempo en todas tus tareas de escritura y crear documentos únicos de alta calidad en los que al usuario final les resulta fácil encontrar la información que necesitan con rapidez.

Un entorno completo de creación de documentación

Se puede escribir documentación de ayuda con Microsoft Word o algún otro procesador de texto básico, aunque esta solución no es ideal, porque un procesador de texto no tiene la funcionalidad dedicada de una herramienta de creación de documentación de ayuda.
La belleza de una herramienta de creación de documentación de ayuda es que combina un excelente procesador de texto con muchas otras herramientas adicionales que simplifican la creación de tu documentación.
Estas herramientas a menudo incluyen un editor de tabla de contenidos, un editor de palabras clave, un editor de temas y una biblioteca de elementos audiovisuales, todo lo cual contribuye a ayudarte a crear una documentación de ayuda de alta calidad sin las complicaciones que quizá hayas sufrido en el pasado.

Creación de múltiples formatos de ayuda a partir de una sola fuente

La creación de múltiples formatos es probablemente la mayor ventaja ofrecida por las herramientas de creación de documentación de ayuda. Para cualquier producto, es importante tener disponible documentación de ayuda en al menos un par de formatos diferentes. Si diseñas tu documentación de ayuda en Microsoft Word, después tendrás que dedicar tiempo a darle formato para su visualización online o preparándolo para funcionar como archivo .CHM, o quizá prefieres que se lea en forma de libro ePub. Cada uno de estos formato sigue reglas diferentes y se tarda tiempo en diseñar el documento para que se muestre correctamente en cada formato. Una buena herramienta de creación de documentación de ayuda puede eliminar todas estas tareas pesadas del proceso. Como autor técnico, solo tendrás que redactar tu documento en el entorno de creación de documentación y podrás convertirlo de forma automática a tantos formatos diferentes como necesites.

Aspecto y dinámica personalizados para tus documentos

Una de las razones más habituales por la que los autores no utilizan una herramienta estándar de creación de documentación de ayuda es que todos los documentos terminados tendrían el mismo aspecto y no habría forma de personalizar el documento para que tenga un aspecto único. Este argumento no es válido en el caso de la mayoría de las herramientas de creación de documentación de ayuda, que por lo general permiten una total libertad para diseñar la documentación de ayuda de la manera que quieras.
Una buena herramienta de creación de documentación de ayuda debería contener el código fuente completo de todas las plantillas de diseño. Acceder al código fuente te permitirá personalizar por completo las plantillas y generar documentación online, o incluso una página web para iPhone que tiene justo el aspecto que quieres.
Una biblioteca de elementos audiovisuales almacena todas las imágenes, clips de vídeo y otras variables utilizadas en tu documento. Si, por ejemplo, el logotipo de tu empresa cambia y lo has incluido en gran cantidad de sitios en tu documento, no es necesario recorrer todo el documento cambiando cada instancia de la imagen. Solo tienes que cambiar el archivo en la biblioteca y todas las copias de la imagen o vídeo del documento se actualizarán automáticamente para reflejar el cambio. Esta capacidad para realizar cambios rápidos en cualquier documento de ayuda es lo que diferencia una herramienta dedicada de creación de documentación de ayuda de cualquier otra manera de crear un documento de ayuda.

Software gratuito

Quizá pienses que un software tan útil y que ahorra tanto tiempo tendrá un precio elevado. Al menos en el caso de HelpNDoc, esto no es cierto. Esta herramienta de creación de documentación de ayuda es de uso gratuito para fines personales y de evaluación. La versión gratuita incluye todas las funciones, para que l

Cuando se consideran estas ventajas, resulta claro por qué tantos autores técnicos prefieren utilizar una herramienta de creación de documentación de ayuda para redactar toda su documentación de ayuda, manuales o cualquier otro documento técnicos que necesiten. Una herramienta de creación de documentación de ayuda es la elección correcta para simplificar todas las tareas de escritura técnica.