Por qué escribir un manual de ayuda de calidad puede ser la mejor inversión que haga tu negocio

Lanzar un nuevo producto requiere una inversión tanto de tiempo como de dinero, dos recursos que en general no abundan en los negocios. Siempre existen presiones para reducir costes y conseguir finalizar y preparar el producto para su venta lo antes posible.
A veces, al buscar maneras de mantener los costes al mínimo, puede resultar tentador pensar en el manual de ayuda como en un gasto extra que debería producirse al menor coste posible. Es creencia común que la mayoría de las personas deberían ser capaces de deducir por sí mismas cómo funciona un producto, y si tienen dificultades, siempre pueden llamar al centro de asistencia.
Este fallo de planteamiento puede muy bien ser uno de los mayores errores empresariales en la actualidad. Nadie puede negar que producir una documentación de ayuda adecuada puede suponer un coste, pero también debemos tener en cuenta el ahorro que puede aportarnos el manual de ayuda, o solo estaremos contemplando la mitad de la situación.

Un modo mucho más práctico de pensar en la documentación de ayuda es tener en cuenta todo el dinero que puede ahorrarle a tu negocio en costes de soporte producir una documentación de ayuda que contenga las respuestas que buscan los clientes y garantice que no tengan que contactar con el equipo de soporte. Cada llamada a tu equipo de atención al cliente cuesta dinero, y cuanto más consigas reducir estas llamadas, más eficaz será tu negocio. Reducir las llamadas a atención al cliente en realidad no es tan difícil. Solo hace falta un poco de investigación para determinar qué funciones o características de tu producto resultan más problemáticas para tus clientes. Repasa los registros de soporte, descubre para qué llaman los clientes y después dedica tus esfuerzos a tratar esas cuestiones en la documentación de ayuda.

Ahorra en costes de soporte utilizando software de creación de documentación de ayuda

Asegurarse de tratar adecuadamente todas las funciones y características del producto puede ser un desafío para cualquier escritor, por lo que siempre es bueno saber que hay herramientas gratuitas disponibles para ayudarte a producir documentos de alta calidad. El uso de herramientas de creación de documentación facilita la redacción de documentos. Podrás usar el procesador de texto completo incluido para escribir tu manual y sacar partido a todas las funciones para asegurarte de que tu documentación salga lo mejor posible. El editor de temas permite comprobar con facilidad que se hayan incluido todas las funciones y características del producto en el manual. Otra adición importante es la biblioteca audiovisual, que te permite insertar fácilmente imágenes y vídeos en tus documentos de ayuda.
Una de las principales ventajas de utilizar una herramienta de creación de documentación de ayuda es que se vuelve mucho más fácil actualizar el manual en caso necesario. Si adviertes de que estás recibiendo cierta cantidad de llamadas a atención al cliente sobre una función o característica concreta, podrás editar rápidamente una sección del manual y producir un manual revisado que ya tiene la disposición correcta para adaptarse al formato que has elegido. No hay necesidad de preocuparse por tener que reescribir todo el manual, ni existe el problema de que un pequeño cambio en el texto haga necesarios cambios de formato en otra parte del documento. Con una herramienta de creación de documentación de ayuda, todos estos problemas se resuelven automáticamente, dejándote libre para concentrarte en producir un texto de gran calidad para tus usuarios finales.