Mejores prácticas para escribir manuales y documentos de ayuda

Escribir documentación de ayuda puede ser un proceso complicado. Es necesario aprender a pensar como un usuario del producto, y no como un desarrollador. Como la persona responsable de redactar la documentación de ayuda, es muy probable que lleves cierto tiempo relacionado con el producto, y que estés muy familiarizado con su funcionamiento. Esto resulta útil a la hora de redactar documentación de ayuda, pero también puede ser una desventaja, ya que miras el producto con ojos diferentes a los de aquellos que lo ven por primera vez. Lo que a ti puede parecerte obvio puede ser un misterio total para alguien sin experiencia previa con el producto, ni conocimientos sobre el proceso de diseño.

¿Cuáles son las mejores prácticas a la hora de redactar documentos de ayuda?

Muy poca gente abre un documento de ayuda al principio y lo lee hasta el final. La mayoría abre la documentación de ayuda cuando quieren saber algo concreto. A menudo hay una función, o una herramienta que quieren usar, pero que no logran entender sin un fragmento específico de información. Quieren poder abrir el manual de ayuda y localizar rápidamente la información que necesitan para volver al trabajo lo antes posible.

Podemos hacer algunas recomendaciones sobre cómo debe estructurarse la documentación de ayuda:

La documentación de ayuda debe tener una estructura lógica
La documentación de ayuda debe estar diseñada para que sea fácil de buscar en ella
La documentación de ayuda debe incluir un índice de temas

Estructurar la documentación de ayuda de manera lógica

La mejor práctica a la hora de escribir documentos de ayuda es estructurar todo el material por temas. Los usuarios entenderán en general lo bastante para hacer funcionar tu producto, pero habrá algunos aspectos en los que necesitarán ayuda. Como autor técnico, tu trabajo consiste en escribir la documentación de un modo que sea fácil localizar esos temas en los que necesitan ayuda.

Diseñar la documentación de ayuda para que se lea con rapidez

La mejor documentación de ayuda siempre es fácil de repasar. Los usuarios necesitan poder encontrar la sección de la página que contiene la información que necesitan. No quieren leer un capítulo entero de letra pequeña con información que ya conocen. Divide el texto en párrafos cortos y fáciles de leer y deja claro el tema de cada sección.

Recuerda incluir un buen índice

El índice es probablemente la parte más importante de cualquier documentación de ayuda. Al contrario que en un libro convencional, la mayoría de los lectores buscarán el índice antes de leer cualquier otra parte del documento. El índice debe ser todo lo completo posible y debe incluir todos los temas que puedan buscar tus lectores. También es una idea excelente incluir sinónimos de temas.

¿Cómo puedes cumplir estas mejores prácticas al escribir documentos de ayuda?

Escribir documentos de ayuda de esta manera puede parecer mucho trabajo, pero hay herramientas de creación de documentación disponibles para simplificar el proceso. HelpNDoc es un ejemplo de software gratuito que hace el trabajo pesado por ti. Este programa incluye editores de palabras clave y editores de temas para facilitar la estructuración del trabajo, y una vez hayas terminado de escribir tu documento, el software lo convertirá automáticamente a múltiples formatos sin trabajo adicional.