Escribir documentación de software para usuarios finales: cómo hacerlo bien

Una documentación de software efectiva ayuda a los usuarios finales que trabajan con el software a entender sus características, funciones y cómo realizar tareas específicas. Para los escritores técnicos, la pregunta es: ¿cómo puedes lograr exactamente todo esto al tiempo que escribes para usuarios finales con pocos o ningún conocimiento técnico? ¡Vamos a descubrirlo!

Cosas a tener en cuenta al escribir documentación de software para usuarios finales

Estas 5 directrices te harán más fácil adaptar tu documentación de software para hacerla más atractiva para usuarios finales:

1. Determina los motivos financieros de tu documentación

Si bien la razón principal para crear documentación para software es ayudar a los usuarios de la ayuda a utilizar el software, hay varias razones adicionales. Una de ellas es echar una mano comercializando el producto, dar un impulso a la imagen de la compañía y, lo que es más importante, reducir drásticamente los costes de atención al cliente.
Pero en algunos casos, la documentación es obligatoria para cumplir requisitos legales o alguna otra normativa. Pero no cometas el error de sustituir la documentación del software con una mala interfaz de usuario. Si una pantalla de software requiere documentación detallada para explicarla, modifica el diseño de la pantalla para hacerla más fácil para el usuario.

2. Asegúrate de entender a tu público

En muchos casos, los usuarios de la aplicación tendrán pocos o ningún conocimiento sobre ordenadores más allá de las tareas que el software que utilicen les permita hacer. Sin embargo, hay varias maneras de determinar cómo ofrecer soluciones para lo que necesiten de tu documentación.

Piensa en los cargos laborales de los usuarios potenciales del software. Un usuario potencial que sea administrador de sistemas posiblemente sea un experto capaz de trabajar con diversas aplicaciones diferentes. Pero un agente de introducción de datos quizá solo conozca el software que utiliza para la introducción de datos. Aprende más sobre análisis de público en escritura técnica y cómo determinar correctamente los hechos.
Puedes considerar muchos usuarios potenciales para descubrir si sus cargos laborales indican realmente lo que hacen y lo que no. Dominar el arte de entrevistar a los usuarios potenciales es una de las habilidades que necesitas para ser un gran escritor técnico. Revisa las documentaciones existentes, especialmente las de versiones anteriores de tu software. Busca especificaciones funcionales para poder ofrecer indicaciones sobre los usuarios deberían saber para utilizar el software.

Pero no olvides que los usuarios finales no están interesados en cómo funciona el software. Más bien, están interesados en lo que el software puede hacer por ellos. Solo tienes que identificar las tareas necesarias para realizar el trabajo y las tareas que deben realizarse antes de poder terminar las otras.

3. Elige los formatos adecuados para publicar tu documentación

Muchas documentaciones están estructuradas en uno de dos formatos: la guía de usuario o el manual de referencia. En algunos casos, una combinación de ambos formatos es la mejor estructura.

Se diseña un formato de referencia para explicar cada función de una aplicación de software (botón, pestaña y cuadro de diálogo) y cómo funcionan. Muchos archivos de ayuda a menudo se documentan en este formato. La mayoría de estos archivos de ayuda son ayuda que depende del contexto y muestra un tema apropiado siempre que el usuario hace clic en el botón de Ayuda en una pantalla específica.

Por su parte, el formato de guía de usuario explica cómo utilizar el software para realizar una tarea específica, aunque algunos archivos de ayuda también incluyen temas sobre cómo realizar tareas concretas. Las guías de usuario suelen estar en formato PDF o impreso y se estructuran en forma de tutoriales, con un resumen de las tareas a realizar e la introducción e instrucciones ofrecidas en una serie de pasos numerados.

Una herramienta de creación de documentación de ayuda como HelpNDoc puede generar múltiples formatos de archivo distintos a partir de una sola fuente, incluyendo Word, PDF, archivos CHM Help, ePub, eBooks Kindle, archivos Qt Help de plataforma cruzada, páginas web específicas para iPhone, documentaciones HTML basadas en web…

4. Decide la forma o formas que debe tomar tu documentación

La documentación de software para usuarios finales se puede publicar en varias formas diferentes o solo en una. La documentación puede tomar la forma de manual impreso, documento PDF, archivo de ayuda o ayuda online. Aquí podrás conocer los siete mejores formatos para publicar tus documentaciones.
Cada forma se crea para enseñar al usuario a utilizar cada una de las funciones de software. Podría tener forma de tutorial o recorrido. En algunos archivos de ayuda, como la ayuda online, podría incluir vídeos de demostración, texto y gráficos.
Deberías indexar la ayuda online y los archivos de ayuda utilizando términos buscables como palabras clave, para facilitar a los usuarios encontrar la información que están buscando fácilmente. Una herramienta de creación de documentación de ayuda puede generar el índice de manera automática.

5. Usa la herramienta de documentación adecuada

Es fácil pensar que un procesador de texto como Microsoft Word será la herramienta adecuada para escribir cualquier documentación que quieras. Una pregunta que muchos desarrolladores de software se hacen constantemente es: ¿debería utilizar Word para escribir la documentación de mi producto?
Los procesadores de texto no están diseñados para redactar documentaciones técnicas. Escribir un manual de calidad podría ser la mejor inversión de tu negocio, así que te conviene hacerlo correctamente con la herramienta adecuada.

Redactar documentaciones de software para usuarios finales no debería ser una mala experiencia ni el resultado tiene por qué ser un documento aburrido ignorado por los usuarios: puedes acertar y hacerlo bien siguiendo estas directrices. ¡Que disfrutes creando documentación!