¿Debería utilizar Microsoft Word para crear la documentación de mi producto?

Microsoft Word es un programa de software increíble. Permite a los usuarios redactar rápida y fácilmente cualquier cosa, desde un trabajo escolar hasta una carta profesional. La mayor ventaja de Microsoft Word es su familiaridad para los usuarios, es un programa con la que la mayoría de nosotros hemos crecido, utilizándolo tanto en el colegio como en la oficina. Para muchas personas sigue siendo la opción natural a la hora de redactar cualquier cosa en un entorno profesional. Y en la mayoría de los casos Microsoft Word es perfecto, pero hay algunas aplicaciones, incluyendo la redacción de documentación de productos, para los que no funciona tan bien.
Hay muchas razones por las que Microsoft Word no es la herramienta adecuada para ayudarte a escribir la documentación de tu producto, estas son solo cinco de ellas.

1. Microsoft Word no está diseñado específicamente para redactar informes técnicos. Si todo lo que quieres hacer es escribir varias páginas de texto, entonces Microsoft Word es perfecto, pero si quieres estructurar correctamente un documento, y además incluir gráficos y enlaces, no es el programa de software más fácil o adecuado disponible.

2. Microsoft Word no incluye ninguna herramienta para ayudarte a escribir tu documentación. Con Microsoft Word, empiezas con una página en blanco y escribes hasta terminar. No hay manera de asegurarte de haber cubierto todos los temas sobre los que necesitas escribir, ni tampoco una forma fácil de comprobar que todos los enlaces que has incluido funcionen correctamente.

3. Microsoft Word solo te permite producir tu trabajo en un número muy limitado de formatos. Puedes producir tu documento terminado como un archivo de texto o quizá un archivo PDF o HTML simplificado sin demasiadas complicaciones. Es probable que necesites la documentación terminada de tu producto en varios formatos más, lo que implica añadir otras herramientas al proceso.

4. Los documentos de Microsoft Word no son fáciles de cambiar. Si tienes que cambiar el manual acabado en el futuro, te darás cuenta de que tienes que repasar todo el documento y hacer los cambios manualmente. Cualquier cambio que haga tendrá efectos sobre el formato del documento en otros lugares, lo que supone más trabajo. Todo esto aumenta la cantidad de tiempo y esfuerzo requeridos para producir un manual de ayuda.

5. Microsoft no debe utilizarse para redactar documentación de productos porque hay herramientas mejores disponibles y algunas de ellas pueden obtenerse de manera gratuita.

Si necesitas escribir un manual de ayuda, la mejor opción es utilizar una herramienta de creación de documentación de ayuda (HAT) para ayudarte a escribir manuales de alta calidad en poco tiempo. HelpNDoc es una HAT que se puede descargar de manera gratuita. Incluye todas las herramientas de procesamiento de texto que ofrece Microsoft Word y tiene muchas funciones adicionales que facilitan el proceso de escribir manuales de ayuda. Estas incluyen una biblioteca audiovisual que permite a los usuarios insertar o cambiar gráficos y vídeos con solo unos pocos clics, así como un editor de temas para facilitar la tarea de comprobar que todos los temas sobre los que tengas que escribir están correctamente cubiertos.
La mayor motivación para utilizar una herramienta HAT para escribir tu manual es probablemente la capacidad que tienen estos programas para producir el manual en una amplia variedad de formatos. Tener tu documentación disponible en tantos formatos ofrece una valiosa flexibilidad a los autores de manuales.