3 cosas que no sabías sobre las herramientas de creación de documentación de ayuda

Si alguna vez has intentado escribir cualquier clase de documentación, sabes que no es un proceso tan sencillo como pueda parecer a simple vista. Escribir manuales o documentos de ayuda de calidad lleva tiempo y gran cantidad de planificación para asegurarse de que todas las funciones del producto están correctamente explicadas. Muchos escritores técnicos han oído hablar de las herramientas de creación de documentación de ayuda y muchos hasta han pensado en probarlas, pero no tenían claro cuáles eran exactamente las ventajas de utilizar una herramientas de creación de documentación de ayuda en vez de un paquete estándar de procesamiento de texto. Hay tres maneras en las que una herramientas de creación de documentación de ayuda te puede ayudar a escribir mejor documentación de ayuda.

Analiza fácilmente tu escritura y detecta posibles fallos

Los manuales de ayuda se pueden convertir en documentos complicados, con una larga lista de temas que cubrir y llenos de elementos audiovisuales e hipervínculos. Controlar constantemente todos estos aspectos diferentes y asegurarse de que estén todos actualizados puede llevar una gran cantidad de tiempo si redactas tu documento en un procesador de texto. Utilizar una herramientas de creación de documentación de ayuda puede hacer la tarea mucho más rápida y directa. El software de creación de documentación de ayuda puede incluir un analizador que comprueba tu documento en busca de enlaces rotos o mal escritos, además de identificar elementos audiovisuales duplicados o faltantes en todo el documento. El software hace enumera todos los elementos de biblioteca y los hipervínculos en listas que se pueden filtrar y ordenar fácilmente para identificar y solucionar posibles problemas con rapidez. Utilizando una herramienta de creación de documentación de ayuda, podrás asegurarte de que todos tus enlaces funcionan correctamente. También permite comprobar fácilmente que hayas insertado todos los elementos audiovisuales de manera correcta en el documento y que no te has olvidado nada.

Crea una página web para iPhone en minutos

Algo frecuente con la documentación de ayuda es que el manual terminado necesita estar disponible en más de un formato. Quizá como archivo PDF o ePub, para poder leer sin conexión en cualquier dispositivo que el usuario tenga a mano. A menudo también es útil tener los documentos de ayuda disponibles en internet en HTML para un fácil acceso. Producir los documentos en todos estos formatos puede requerir bastante tiempo si trabajamos en Microsoft Word o algún otro paquete de procesamiento de texto, pero si aprovechamos las funciones de las herramientas de creación de documentación de ayuda, podremos crear múltiples formatos con gran facilidad. Incluso se pueden crear páginas web para iPhone en cuestión de minutos, gracias al potente sistema de plantillas integrado en algunos programas de creación de documentación de ayuda.

Las herramientas de creación de documentación de ayuda pueden ser de uso gratuito

A menudo, el precio es el factor determinante a la hora de utilizar o no un programa de software. Hasta si los autores están convencidos de las ventajas de utilizar software de creación de documentación de ayuda, a menudo dan por hecho que un software que tenga todas estas funciones será caro, y a menos que tengan pensado escribir una gran cantidad de manuales de ayuda, no les parecerá que la inversión merezca la pena. Es cierto que hay algunas herramientas de creación de documentación de ayuda disponibles a un precio muy elevado, pero no todas ellas cuestan mucho y algunas, entre ellas HelpNDoc, son gratuitas para uso personal. Si hay software de creación de documentación de ayuda que puede ayudarte a producir tus manuales en una fracción del tiempo que se tarda utilizando un procesador de texto, ¿por qué no probarlo hoy mismo?