Publikumsanalyse für technisches Schreiben: So machen Sie alles richtig

Die Wirksamkeit jeder technischen Dokumentation hängt davon ab, wie gut der technische Redakteur ihren Inhalt für das Zielpublikum angepasst und attraktiv gemacht hat. Jedoch ist das zielgruppengerechte Zuschneiden des Inhalts in vielen Fällen nicht die hauptsächliche Herausforderung.
Die größte Herausforderung liegt in der richtigen Identifizierung und Analyse des Publikums. So ist es nicht ungewöhnlich, wenn technische Redakteure fragen: “Wie kann man seinen Inhalt für ein bestimmtes Zielpublikum anpassen und attraktiv machen, wenn man es noch nicht einmal kennt?” Diese Frage ist einer der Gründe dafür, warum Benutzer Ihre Handbücher nicht lesen.
Die Analyse des Zielpublikums ist vielleicht der wichtigste Aspekt des technischen Schreibens. Wenn Sie sie richtig durchführen, wird Ihr Kundendienstteam erleichtert aufatmen und werden sich Ihre Kundendienstkonsten drastisch reduzieren.
Was passiert jedoch, wenn Sie keinen Volltreffer landen? Sie werden mehr für Ihren Kundendienst ausgeben müssen. Vielleicht ein neues Handbuch erstellen müssen, und Sie können sich vorstellen, welchen Schaden Ihr Produktname als Marke dadurch nehmen kann, vor allem, wenn Ihre Konkurrenten alles richtig machen. Nun, Sie können ein solches Szenario einfach vermeiden, indem Sie Ihr Zielpublikum analysieren.

Was genau ist eine Publikumsanalyse?

Eine Publikumsanalyse ist der Vorgang zur Identifizierung der bestimmten Zielgruppe, für die Sie schreiben möchten, zur Bewertung ihrer Bedürfnisse, Interessen und ihres Kenntnisstands hinsichtlich des Themas, sodass Sie Ihren Inhalt an ihre Erwartungen anpassen können.
Der erste Schritt ist also die Identifizierung Ihres Zielpublikums. Es gibt im technischen Schreiben vier hauptsächliche Publikumskategorien. Manchmal überschneiden sich diese Kategorien, und Sie können zur besseren Identifizierung Ihres Publikums eine Unterkategorie in jeder Gruppe erstellen.

Arten von Publikum

Experten

Die Personen in dieser Kategorie besitzen ein umfassendes Verständnis der Funktionsweise des Produkts. In der Tat sind diese Experten diejenigen, die das Produkt entwickelt und getestet haben und die genau wissen, wie es funktioniert.
Die meisten Personen in dieser Kategorie arbeiten in technologischen Forschungs- und Entwicklungsbereichen, und einige von ihnen arbeiten im öffentlichen Dienst. Einige sind hoch ausgebildet und besitzen höhere Abschlüsse in ihren Fachgebieten, und andere sind Fachleute in einem akademischen Umfeld.
Eine der wichtigsten kommunikativen Herausforderungen, denen diese Experten begegnen, ist die Frage, wie man die Funktionsweise des Produkts in ganz einfachen Worten erklärt. Häufig begegnen sie dieser Herausforderung, wenn sie mit Personen in den Kategorien “Führungskräfte” und “Techniker” kommunizieren wollen.

Techniker

Das Publikum in dieser Kategorie umfasst die technischen Experten, die die Produkte, mit denen sich die Experten theoretisch beschäftigen, bauen, betreiben, warten und reparieren. Diese Techniker setzen sich mit den technischen Aspekten der praktischen Entwicklung des Produkts auseinander.

Führungskräfte

Die Personen in dieser Publikumskategorie sind Entscheidungsträger. Sie treffen rechtliche, administrative, politische, geschäftliche und wirtschaftliche Entscheidungen über das, was die Experten entworfen haben. Wenn das, was die Experten entworfen haben, ein neues Produkt ist, dann entscheiden sie, ob es sicher für die öffentlichkeit ist und ob es zugelassen werden soll.
Zudem entscheiden die Führungskräfte, ob ein Produkt vermarktet werden soll oder nicht. Das Publikum in dieser Kategorie hat oft grundlegende Kenntnisse über das Produkt.

Laien

Das Publikum in dieser Kategorie hat die geringsten Kenntnisse über das Produkt. Sie sind jedoch oft sehr an dem Produkt interessiert. Sie sind die Benutzer des Produkts, und sie wollen das Produkt für bestimmte Zwecke verwenden, entweder zur Durchführung einer Aufgabe, zur Lösung eines Problems oder für den persönlichen Gebrauch.
Sie tun ihr Bestes, mehr über das Produkt durch Lesen von Bedienungsanleitungen und Benutzerhandbüchern, Ansehen von Lehrvideos und auf andere mögliche Weise zu erfahren und das Produkt zu verstehen.
Sie müssen bestimmen, für welche Publikumskategorie Sie schreiben wollen. Sobald Sie das bestimmt haben, können Sie Ihren Inhalt auf ihre Bedürfnisse und Interessen zuschneiden…

So passen Sie Ihre Inhalte an die Bedürfnisse Ihres Zielpublikums an

Die Berücksichtigung der folgenden Punkte kann Ihnen dabei helfen, Ihre Inhalte an die Bedürfnisse Ihres Zielpublikums anzupassen:

Hintergrund des Publikums (Wissen, Erfahrung und Ausbildung)

Eine der wichtigsten Fragen, die Sie beantworten müssen, ist: “Wie viel Wissen, Erfahrung und Ausbildung sollte ich in meinem Zielpublikum erwarten?” Wenn Sie für das Publikumssegment mit den geringsten Kenntnissen schreiben, werden andere die Dokumentation womöglich langweilig und irrelevant finden und umgekehrt, wenn Sie für das erfahrenste Publikumssegment schreiben.
Der Ausweg? Viele Redakteure entscheiden sich für die Mehrheit der Leser, die weitere Hilfe brauchen, und verzichten auf die Minderheit. Sie können jedoch zusätzliche Informationen in Anhängen oder Querverweise einfügen, um dem Publikumssegment zu helfen, das Sie ausgelassen haben.

Bedürfnisse und Interessen

Ihre Hilfedokumentation muss nicht langweilig sein. Konzentrieren Sie sich auf den auf den Bedürfnissen und Interessen Ihres Zielpublikums beruhenden Zweck der Dokumentation. Verlieren Sie nicht den Grund Ihres Publikums zur Anwendung der Dokumentation aus den Augen.

Demographische überlegungen

Wenn Sie für ein überwiegend männliches oder weibliches Publikum oder für eine bestimmte Berufs- oder Altersgruppe schreiben, sollten Sie Terminologien und sprachliche Ausdrücke verwenden, mit denen dieses Publikum oder diese Gruppe vertraut ist. Eine sorgfältige Berücksichtigung dieser Punkte kann Ihnen das Anpassen Ihres Inhalts an die Interessen und Erwartungen Ihres Publikums einfacher machen. Dies ist eine der besten Vorgehensweisen beim Schreiben von Hilfedokumentationen und Handbüchern.

Erschaffen Sie eine Handlungsperson

Handlungspersonen sind fiktive Charaktere und Produktbenutzer und stellen Ihre Kernzielgruppe dar. Obgleich Handlungspersonen keine realen Personen sind, sollten sie während Ihres Schreibprozesses wirkliche Personen repräsentieren.
Erfinden Sie Namen, Bedürfnisse, Interessen, Orte und persönliche Details Ihrer Handlungsperson, um sie real erscheinen zu lassen. Konzentrieren sich Sie dann darauf, so für Ihre Handlungsperson zu schreiben, als ob sie mit ihm oder ihr interagieren würden. Dies ist eine der einfachsten Methoden, um für Ihr Zielpublikum zu schreiben.

Sobald Sie ein grundlegendes Verständnis Ihres Zielpublikums haben, können Sie ein Hilfe-Entwicklungstool nutzen, um das Schreiben einfacher zu machen. Einige dieser Tools, wie beispielsweise HelpNDoc, sind kostenlos.
Mit HelpNDoc können Sie mehrere unterschiedliche Dateiformate (einschließlich HTML, CHM, ePub- und Kindle-E-Books, PDF, Word, webbasierte Dokumentationen, iPhone-spezifische Websites und Qt-Help-Dateien) aus nur einer Quelldatei erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihren maßgeschneiderten Inhalt entsprechend den Erwartungen Ihres Zielpublikums veröffentlichen.

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