Drei Dinge über Hilfe-Entwicklungstools, die Sie noch nicht wissen

Wenn Sie jemals versucht haben, irgendeine Art von Dokumentation zu schreiben, dann wissen Sie, dass dieser Prozess nicht so einfach ist, wie man vielleicht denkt. Das Verfassen qualitativ hochwertiger Hilfedokumente oder Handbücher erfordert viel Zeit und eine Menge Planung, um sicherzustellen, dass alle Funktionen des Produkts richtig erklärt werden. Viele technische Redakteure werden bereits von Hilfe-Entwicklungstools gehört haben, und einige haben vielleicht sogar überlegt, sie auszuprobieren, waren sich jedoch nicht ganz im Klaren darüber, was die Vorteile der Verwendung eines Hilfe-Entwicklungstools im Vergleich zu einem normalen Textverarbeitungsprogramm sind. Hier sind drei Methoden, mit denen ein Hilfe-Entwicklungstool Ihnen helfen kann, bessere Hilfedokumentationen zu schreiben.

Analysieren Sie Ihre Schriftstücke und erkennen Sie Probleme auf einfache Weise

Handbücher können komplizierte Dokumente darstellen und eine lange Liste zu behandelnder Themen sowie viele Medienelemente und Hyperlinks enthalten. Den überblick über all diese verschiedenen Aspekte zu behalten und sicherzugehen, dass alles auf dem neuesten Stand ist, kann viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn man das Dokument in einem Textverarbeitungsprogramm schreibt. Durch die Verwendung eines Hilfe-Entwicklungstools lässt sich dieselbe Aufgabe viel schneller und einfacher erledigen.
Eine Hilfe-Entwicklungssoftware kann mit einem Ihr Dokument auf falsch geschriebene oder defekte Links überprüfenden Analysator ausgestattet sein und so doppelt vorhandene oder fehlende Medienelemente im gesamten Dokument erkennen.
Die Software führt alle Bibliothekselemente und Hyperlinks in Listen auf, die leicht gefiltert und sortiert werden können, um mögliche Probleme schnell zu identifizieren und zu beheben. Durch die Verwendung eines Hilfe-Entwicklungstools können Sie sicher sein, dass Ihre Links alle richtig funktionieren. Zudem können Sie ganz einfach prüfen, ob Sie alle Medienelemente ordnungsgemäß in Ihr Dokument eingefügt und nichts vergessen haben.

Erstellen Sie eine iPhone-Webseite in wenigen Minuten

Häufig benötigt man das fertige Hilfedokument oder Handbuch in mehr als einem Format. Vielleicht als PDF-Datei oder EPUB zum Offline-Lesen auf einem Gerät, das der Endbenutzer gerade zur Hand hat. Oft ist es zudem hilfreich, die Hilfedokumente online in einem einfach zugänglichen HTML-Format verfügbar zu haben. Wenn Sie in Microsoft Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm arbeiten, kann das Erstellen der Dokumente in diesen verschiedenen Formaten eine Weile dauern; durch die Verwendung eines Hilfe-Entwicklungstools können Sie jedoch ganz einfach mehrere Formate herstellen. Mit Hilfe des in einigen Hilfe-Entwicklungssoftwares enthaltenen Vorlagensystems lassen sich sogar iPhone-Webseiten in wenigen Minuten erstellen.

Die Verwendung einiger Hilfe-Entwicklungstools ist kostenfrei

Häufig sind die Kosten der wichtigste Faktor bei der Entscheidung über die Verwendung eines Softwareprogramms. Selbst wenn Autoren von den Vorteilen der Verwendung einer Hilfe-Entwicklungssoftware überzeugt sind, nehmen sie oft an, dass eine Software mit all diesen Funktionen teuer sein wird, und sie halten die Software deswegen nur für eine lohnende Investition, wenn sie planen, eine große Zahl von Handbüchern zu schreiben. Es ist wahr, dass einige der erhältlichen Hilfe-Entwicklungstools sehr teurer sind, aber nicht alle sind mit hohen Kosten verbunden, und einige, einschließlich HelpNDoc, sind für den persönlichen Gebrauch kostenfrei. Wenn eine Hilfe-Entwicklungssoftware kostenfrei zur Verfügung steht und Ihnen helfen kann, Ihre Handbücher in einer verglichen mit einem Textverarbeitungsprogramm wesentlich kürzeren Zeit herzustellen, warum diese Software dann nicht heute ausprobieren?