La documentación de ayuda no tiene por qué ser aburrida

Reconozcámoslo, hoy en día la documentación de ayuda tiene una imagen terrible. Casi todo el mundo con quien hablas tiempo tiene una mala impresión de los manuales de ayuda. Hay muchas razones para ello, estas son algunas de las más habituales:

No siempre tiene respuesta a las preguntas que buscas
No consigues encontrar la respuesta, aunque sabes que está ahí, en alguna parte
Es difícil orientarse por el manual
La documentación está anticuada
La documentación todavía no existe

Con problemas como estos, no es sorprendente que tantas personas no se molesten en leer los documentos de ayuda y prefieran intentar obtener la respuesta por si mismos, o simplemente se decidan por un producto más fácil de entender. Nadie quiere dedicar su tiempo a recorrer un manual largo y aburrido que probablemente no responda a sus preguntas de todas formas.
¡No tiene por qué ser así! Verdaderamente es posible tener documentación de ayuda que sea fácil de recorrer y que responda rápida y correctamente a las preguntas de los usuarios finales.

Entender las necesidades de tus clientes

Para cualquiera que escriba documentación de ayuda, los problemas suelen empezar por no saber cómo adoptar el enfoque adecuado del documento. Con frecuencia, los responsables de producir la documentación son los mismos que se han pasado meses desarrollando el producto. La tentación es asumir que todos los que utilizan tu producto tienen el mismo nivel de conocimientos que tú y desea utilizar el producto del modo que tú esperas.
Debemos aceptar que este no suele ser el caso. Cada uno de los usuarios finales de tu producto se acercará al producto con un nivel diferente de conocimientos y probablemente con expectativas algo distintas sobre lo que puede hacer tu producto y cómo desean utilizarlo. Tu documentación de ayuda debe acompañar a cada una de esas personas en un recorrido desde donde estén, a través de cada función de tu producto. Para cuando lleguen al final de la documentación, deberían entender perfectamente cada función del producto que necesiten usar, sin tener que recorrer páginas y páginas de información sobre funciones que nunca van a necesitar usar.

La organización es clave

Una de las mayores dificultades a las que se enfrenta cualquiera que esté pensando en escribir un manual de ayuda es saber cómo organizar el material. Pueden conocerlo todo sobre el producto, pero a menos que sepan cómo organizar todo el material de un modo útil, nadie saldrá beneficiado. Un programa de software que puede resultar muy práctico es una herramienta de creación de documentación de ayuda. Las HAT puede ayudar con la estructuración y el formato de material para tus documentos de ayuda y tus manuales. Utilizando funciones como el editor de temas o la biblioteca audiovisual puede ayudar a asegurar que todos los temas sobre los que necesites escribir estén debidamente cubiertos y que todas las imágenes y otros elementos audiovisuales que necesites estén en su sitio para que el manual sea fácil de entender.

Utilizar una herramienta de creación de documentación de ayuda es especialmente útil a la hora de actualizar tu documentación de ayuda. En vez de tener que reescribir secciones del manual y después volver a dar formato a todo el documento para que refleje los cambios, solo necesitarás hacer clic en unos cuantos botones y el manual estará actualizado y listo para ser producido en una amplia variedad de formatos, por ejemplo PDF, ePub o Qt Help. Es incluso posible generar una versión HTML completa de tu documentación de ayuda que se podrá utilizar como un archivo de ayuda online.
Crear documentación de ayuda bien organizada, con buen aspecto y que responda realmente las preguntas de tus clientes es una manera fantástica de asegurarte de que nadie vuelva a llamar aburridos a tus manuales de ayuda.