Weltweit sind Millionen von Internetnutzern ständig auf der Suche nach Antworten und Lösungen mittels Internetsuchmaschinen. Google allein verarbeitet weltweit täglich 3,5 Milliarden Suchanfragen und 1,2 Billionen Suchanfragen pro Jahr. Diese beeindruckenden Zahlen haben etliche Unternehmen und Betriebe dazu bewegt, jetzt alles daran zu setzen, ihre Inhalte suchmaschinengerecht zu machen. Was ist jedoch mit technischen Inhalten wie Hilfetexten und Dokumentationen? Sollten Unternehmen und technische Redakteure ihre Online-Hilfesysteme an Server senden, die von Suchmaschinen durchsucht und indexiert werden können? Und wenn ja, bringt dies Vorteile gegenüber anderen Unternehmen und Redakteuren, die dies nicht tun? Finden wir es heraus.
Online-Benutzeranleitungen und -Handbücher sind eine äußerst praktische Option, da auf sie einfach und von fast überall aus zugegriffen werden kann. Online-Benutzeranleitungen und -Handbücher müssen jedoch zweckmäßig verfasst werden, um effektiv und benutzerfreundlich zu sein. Im Gegensatz zu gedruckten Benutzeranleitungen und Handbüchern werden Online-Handbücher oft durch mobile Geräte wie Smartphones und Tablets abgerufen. Auch wenn ihre Nutzung nicht auf diese Geräte beschränkt ist, erfahren Sie hier mehr über die besten Formate zum Veröffentlichen Ihrer Hilfedateien. Was sollten Sie also beim Schreiben von Online-Benutzeranleitungen und -Handbüchern berücksichtigen? In diesem Artikel möchten wir Ihnen 6 grundlegende Tipps vorstellen.
Möchten Sie, dass Ihre Website toll aussieht und eine beeindruckende und reichhaltigere Benutzererfahrung über alle Geräte, Plattformen und Bildschirmgrößen hinweg bietet? Aufgrund der heutigen Nutzung von Smartphones und Tablets liegt der Schluss nahe, dass Sie eine solche Website brauchen. Sie sollten jedoch über die aktuellen Geräte hinausschauen und zukünftige Geräte wie Smartwatches, Google Glass, Virtual- und Augmented-Reality oder andere mögliche neue Geräte, die die Technologieexperten auf uns loslassen, berücksichtigen. Responsive Websites und eine responsive Entwicklung werden auch für diese funktionieren. Schauen wir uns also an, wie wichtig responsive HTML-Websites sind.
Für die Auswahl des besten Formats zum Veröffentlichen von Handbüchern gibt es nur eine Regel: Wählen Sie das Format, in dem das Handbuch für Ihre Benutzer einfach zugänglich ist - wann immer sie es brauchen und gemäß ihrem Anwendungsziel. Interessanterweise haben Produktbenutzer Zugriff auf mehrere Geräte, Softwares und digitale Inhalte, einschließlich Internetbrowsern, PDF, Microsoft Word und intelligenten Geräten wie Smartphones, Tablets, Kindle, iPads, Macs… Diese Liste ließe sich beinahe endlos fortsetzen. Aus diesem Grund kann das Schreiben eines hochwertigen Handbuchs die beste Investition Ihres Unternehmens sein. Welches Format eignet sich am besten für das Veröffentlichen Ihres Handbuchs angesichts einer solch langen Liste? Sehen wir uns einige dieser Formate näher an.
Im Zusammenhang mit Hilfedokumenten kennt fast jeder mindestens eine Horrorgeschichte. Entweder geht es um den Versuch, ein Produkt zu verstehen, wenn das Handbuch in solch einem schlechten Deutsch geschrieben wurde, dass es unverständlich ist, oder um ein Produkt, das mit einem Handbuch für ein völlig falsches Modell geliefert wurde. Oder vielleicht handelt die Geschichte von einem dieser Handbücher, die so voller Details gepackt sind, dass sie zu viele Informationen enthalten und es fast unmöglich wird, die Antwort, die man schnell braucht, zu finden. Es gibt viele Möglichkeiten für das Misslingen von Handbüchern, aber im Allgemeinen können diese meistens in zwei hauptsächliche Bereiche unterteilt werden:
Das Handbuch ist veraltet oder enthält die falschen Informationen.
Das Handbuch ist schlecht geschrieben oder schwer zu navigieren.
Das Schreiben eines Handbuchs ist oft ein äußerst frustrierender Prozess. Jeder ist sich im Klaren darüber, dass das Endziel die Anfertigung eines Handbuchs ist, das den Anwendern hilft, Probleme mit Ihren Produkten zu lösen und alle Produktfunktionen zu verstehen. Die Schwierigkeit liegt darin, herauszufinden, wie man dieses Ziel erreicht. Die meisten Autoren kennen das Starren auf ein leeres Blatt Papier oder den leeren Bildschirm, während man sich fragt, wie man sein neuestes Buch oder den neuen Artikel beginnen soll. Das Hauptproblem beim Schreiben von Hilfedokumenten ist zu entscheiden, wie man sich dem Thema nähern soll.
Was sind die für Ihr Unternehmen bedeutendsten produktbezogenen Kosten? Jeder weiß, dass das Erstellen eines neuen Produkts Geld kostet. Es entstehen Kosten durch die Entwicklung, Prüfung und Herstellung des Produkts sowie dadurch, das Produkt an die Kunden zu bringen. Dies alles ist notwendig, wenn man ein Produkt erstellen will, das sich verkaufen lässt und zu Einnahmen führt, die das Unternehmen wirtschaftlich vorankommen lassen.