Gedrucktes Handbuch oder Bildschirmhandbuch - Welches Format benötigen Sie?

Die Auswahl des richtigen Formats zum Veröffentlichen Ihrer Hilfedateien kann tückisch sein, besonders wenn Sie Ihr erstes Handbuch erstellen und die größten Fehler, die erstmalige Autoren von Handbüchern machen, vermeiden wollen. Das richtige Format bestimmt, ob Ihre Benutzer auf Ihre Hilfedateien genau so zugreifen können, wie sie sie brauchen und genau dann, wenn sie sie brauchen.
Wenn Sie ein Hilfe-Entwicklungstool anwenden (und das sollten Sie, denn es ermöglicht Ihnen, bessere Hilfedokumente in der Hälfte der Zeit zu schreiben), dann sollte das Veröffentlichen in mehreren Formaten gar kein Problem sein.
Die große Frage, die wir heute beantworten, lautet: Sollten Sie eine gedruckte Anleitung (Hardcopy) oder ein Bildschirmhandbuch (PDF-, CHM-, webbasiertes HTML-, E-Book-Format…) herausgeben?

Gedruckte Handbücher

Man sollte meinen, dass gedruckte Handbücher veraltet oder nicht so wichtig sind. Gedruckte Handbücher sind jedoch nach wie vor äußerst relevant, vor allem für Haushaltswaren und Geräte wie z. B. Waschmaschinen, Automobile, Elektrogeräte, Büroausstattung, Fernseher, Spielzeuge, Möbel u. v. a. m.

Die Hersteller dieser Produkte veröffentlichen ihre Handbücher häufig in gedruckter Form, damit die Benutzer für den Zugriff auf die Handbücher kein zusätzliches Gerät benötigen. Im Gegensatz zu Bildschirmhandbüchern, die mit Strom oder Batterien betriebene Geräte wie einen PC oder ein Smartphone voraussetzen, kann gedruckten Handbüchern, die nicht mit Batterien betrieben werden, nie der Strom ausgehen.

Einigen Produktanwendern ist das Lesen von Printmaterialien vertrauter. Das Lesen tragbarer, gedruckter Handbücher, die auf einer ebenen Oberfläche geöffnet werden können, fällt ihnen leichter. Zudem bevorzugen einige Benutzer gedruckte Handbücher, weil sie beim Lesen kurze Notizen schreiben oder Markierungen vornehmen können. Und außerdem ist ein gedrucktes Handbuch die beste Wahl, wenn man in eine abgelegene Gegend mit schlechtem Internetzugang reist. Stellen Sie sich vor, wie mühsam es für Sie wäre, erst nach einem Handysignal suchen zu müssen, um beim Camping auf das Handbuch für Ihr Auto zugreifen zu können.

Bildschirmhandbücher

Bildschirmhandbücher sind Handbücher oder Benutzeranleitungen, auf die die Benutzer auf einem PC oder mobilen Gerät wie Smartphones und Tablets zugreifen können. Das ist ein guter Grund dafür, warum Sie ePub- und Kindle-Versionen Ihrer Hilfedateien erstellen sollten. Ein bedeutender Vorteil von Bildschirmhandbüchern gegenüber gedruckten Handbüchern ist der Einsatz von Lehrvideos. Da das visuelle Lernen oftmals einfacher und schneller geht, erstellen einige Hersteller Lehrvideos zur Veranschaulichung der Anwendungsweise ihrer Produktfunktionen.

Außerdem können Bildschirmhandbücher wie etwa webbasierte Handbücher leicht aktualisiert werden, wenn Handbücher schiefgehen. Die Hersteller können einen oder mehrere Abschnitte ihrer Handbücher aktualisieren, um ein spezifisches, durch ihren Kundendienst empfohlenes Problem zu berücksichtigen. Man kann leicht neue Abschnitte hinzufügen, ohne alles neu ausdrucken zu müssen. Solange die Benutzer Geräte haben, die auf das Internet zugreifen können, stehen Online-Handbücher des Weiteren allen Benutzern unabhängig von ihrem Standort zur Verfügung. Das Mitführen von gedruckten Handbüchern ist mitunter umständlich, sodass Bildschirmhandbücher für mobile Produkte besser geeignet sind.

Online-Handbücher sind außerdem effektiver durch Querverweise mittels Hyperlinks. Die Benutzer können so einfach Antworten oder weitere Informationen zu der durch sie gesuchten Frage finden. Im Gegensatz zu gedruckten Handbüchern können Bildschirmhandbücher einfach mittels in den Handbüchern oder dem Produktnamen vorkommenden Schlüsselwörtern abgerufen werden. Anders als gedruckte Handbücher nehmen Bildschirmhandbücher keinen Platz in Anspruch und werden nicht so leicht beschädigt.

Ausdruck oder Bildschirm: Was ist das richtige Format für das Veröffentlichen Ihres Handbuchs?

Wir haben eine kurze übersicht erstellt, um Ihnen die Wahl der für Sie richtigen Art von Handbuch zu vereinfachen.

Produktart	Ausdruck oder Bildschirmversion
Physisches Produkt wie z. B. Uhren	Beides
Nur Download wie z. B. mobile Apps	Nur als Bildschirmversion
Mobile Produkte wie z. B. Kameras	In der Regel als Bildschirmversion, aber manchmal ist ein Ausdruck hilfreich
Stationäre Produkte wie z. B. Kopiergeräte	In der Regel als Ausdruck, aber manchmal ist eine Bildschirmversion hilfreich

Obwohl die ideale Wahl von der Art des durch sie verkauften Produkts abhängt, profitieren die meisten Produkte von beiden Formaten. Mit dem richtigen Hilfe-Entwicklungstool können Sie nur ein Handbuch herstellen und es dann online und in gedruckter Form veröffentlichen. Je nach Art des Produkts, für das das Handbuch angefertigt wurde, kann ein gedrucktes Handbuch mit dem Produkt geliefert werden, während eine Online-Version zum Download in einem Video, Word- oder PDF-Format verfügbar ist. Auf diese Weise haben die Produktbenutzer die Wahl: Diejenigen, die lieber elektronische Inhalte lesen, können die Online-Version lesen, während diejenigen, die ein tragbares Handbuch bevorzugen, die Hardcopy lesen können.